Vos clients professionnels attendent une vraie facture. Voici les mentions à prévoir et ce qu'un logiciel doit automatiser.
Un ticket de caisse suffit pour un particulier. Pour une entreprise, une administration ou une ONG, il faut une facture complète : vos identifiants, ceux du client, le détail des lignes et la TVA. Si votre logiciel ne produit qu'un ticket, vous refaites le document à la main, et vous perdez du temps à chaque fois.
Les mentions à retrouver sur vos documents
- Votre raison sociale, votre adresse et vos coordonnées
- Votre NUI (numéro d'identifiant unique) et votre RCCM
- Un numéro de facture et une date
- Le détail des articles, quantités et prix unitaires
- Le montant hors taxe, la TVA et le total TTC
La liste exacte des mentions obligatoires dépend de votre régime fiscal. Vérifiez-la avec votre centre des impôts ou votre comptable, puis configurez-la une fois pour toutes dans le logiciel.
La TVA, calculée sans calculatrice
Au Cameroun, le taux courant de TVA est de 19,25 %. Un bon logiciel vous laisse l'activer ou non, configurer le taux, puis calcule le montant TTC à chaque vente et le reporte sur la facture. Plus d'erreur d'arrondi, plus de total recalculé au téléphone.
Un format par usage
Le comptoir veut un ticket thermique court et rapide. Le client professionnel veut une facture A5 ou A4 avec votre logo. Le même logiciel doit imprimer les deux à partir de la même vente, sans ressaisie.
Ne pas dépendre du réseau pour facturer
Une facture demandée par un client pressé ne doit pas attendre le retour de la connexion. La facturation doit fonctionner hors connexion, et l'historique doit permettre de rééditer une facture ou de l'exporter en PDF plus tard.
Les erreurs fréquentes
- Facturer sans NUI ou RCCM sur le document
- Appliquer la TVA à la main, avec des écarts à la clôture
- Numéroter les factures à la main et créer des doublons
- Ne pas pouvoir retrouver une facture ancienne
Une facture correcte du premier coup vaut mieux qu'un avoir et une deuxième facture.
En pratique
Dans Logesco, vous saisissez une fois votre logo, vos coordonnées, vos NUI et RCCM et le taux de TVA. Ils apparaissent ensuite sur chaque ticket et chaque facture, en thermique, A5 ou A4.